1. Nota preliminar
En cumplimiento a lo dispuesto en el Acuerdo Ministerial número 012-2019 emitido por el Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información, publicado en el Registro Oficial 74 de 6 de noviembre de 2019; así como en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, publicada en el Registro Oficial 459, 5to. Suplemento de 26 de mayo de 2021, que contienen las políticas y normativarespecto al tratamiento y protección de datos personales, por el presente documento
se consagra la Política de Tratamiento de los datos personales de las personas naturales (en adelante “titulares”) en Grupofarma del Ecuador S.A.

El propósito principal de esta Política de Tratamiento es poner en conocimiento de los titulares de los datos personales tratados por Grupofarma del Ecuador S.A. los derechos que les asisten, los procedimientos adoptados por Grupofarma del Ecuador S.A. para hacer efectivos esos derechos, así como la finalidad para la cual serán tratados sus datos en caso de otorgar la autorización expresa, previa e informada.

2. Responsable del Tratamiento
Grupofarma del Ecuador S.A. es Responsable del Tratamiento de datos personales de los titulares respecto de los cuales obtenga autorización, sobre los cualesdecidirá de forma directa y autónoma. Sus datos de contacto son:

Domicilio: Quito – – Ecuador
Dirección: Av. Amazonas 1014 y AV. NNUU – Torre A – Piso 9
Correo electrónico: informacion.ecuador@gfe.com.ec
Teléfono: (+593-2) 381976

3. Tratamiento
El tratamiento de los datos personales de los titulares por parte de Grupofarma del Ecuador S.A. implica la recolección, almacenamiento, organización, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación, supresión, eliminación y en general la ejecución de cualquier operación sobre los mismos, de conformidad con las finalidades señaladas en esta Política y para las cuales ha recibido autorización.

Grupofarma del Ecuador S.A. aplicará las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que:

1. El Titular haya dado su autorización libre, específica, informada, inequívoca y explícita para dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización,

2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, en cuyo caso los representantes legales deberán otorgar su autorización,

3. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de
su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular,

4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, o

5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.

4. Finalidades
Grupofarma del Ecuador S.A. tratará los datos sobre farmacovigilancia de acuerdo con las siguientes finalidades y según la calidad del titular:

Los datos serán tratados para atender y responder las peticiones, consultas, inquietudes, y en general todos los mensajes enviados por cualquier medio a Grupofarma del Ecuador S.A., para el contacto y suministro, directa o indirectamente, por cualquier medio, de información comercial u otro tipo de información sobre salud y cuidado. En adición a las finalidades descritas, Grupofarma del Ecuador S.A. tratará los datos personales de los titulares para fines estadísticos, el cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias a las que se encuentra sujeta la sociedad, así como para las demás finalidades para las cuales los titulares otorguen su autorización en el proceso de recolección de los datos personales. Los encargados o terceros que tengan acceso a los datos personales por virtud de la Ley o contrato, harán el tratamiento exclusivamente para las finalidades mencionadas.

5. Vigencia del Tratamiento
El tratamiento de los datos personales tendrá una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades para las cuales la información fue recolectada, o el periodo de vigencia que señale la ley, contrato o sentencia según corresponda.

6. Autorización
Cuando Grupofarma del Ecuador S.A. requiera tratar información, solicitará la autorización del titular al momento de la recolección de los respectivos datos.

Esta autorización deberá ser expresa, bien sea de manera oral, escrita o mediante manifestación inequívoca, e incluirá las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se solicita el consentimiento. La autorización será obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

7. Derechos de los titulares
En virtud de la ley, los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Grupofarma del Ecuador S.A., en su calidad de Responsable del Tratamiento, y frente a los Encargados que haya designado Grupofarma del Ecuador S.A. para el tratamiento de los datos personales. Los derechos de actualización y rectificación se podrán ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado en los términos de la Ley.

2. Ser informado por Grupofarma del Ecuador S.A. o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

3. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

8. Procedimientos para el ejercicio de los derechos de los titulares
De conformidad con el objeto de esta Política, los derechos del titular son: conocimiento, acceso, rectificación, actualización, revocatoria y supresión de sus datos personales (siempre que no exista un mandato legal, jurisprudencial o contractual que faculte a Grupofarma del Ecuador S.A. para continuar con el tratamiento).

El titular puede ejercer sus derechos, mediante una consulta o un reclamo dirigido al correo electrónico informacion.ecuador@gfe.com.ec

8.1. Procedimiento de Consulta
Los titulares podrán formular una consulta al correo informacion.ecuador@gfe.com.ec cuando deseen acceder o consultar su información personal que reposa en las bases de datos de Grupofarma del Ecuador S.A., para lo cual deberán adjuntar copia del documento de identidad. Si quien formula la consulta es un representante legal y/o apoderado del titular, deberá adjuntar copia de su documento de identidad y el documento que acredite la calidad en la que está actuando (poder).

La consulta, presentada de acuerdo a lo indicado en precedencia, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, el interesado será informado de dicha situación, expresándole los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.2. Procedimiento de Reclamo
Los titulares podrán presentar al correo informacion.ecuador@gfe.com.ec un reclamo cuando consideren que su información contenida en una base de datos de Grupofarma del Ecuador S.A. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley.

El reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, y deberá ir acompañado por la copia del documento de identificación, y si quien formula el reclamo es un representante legal y/o apoderado del titular, deberá adjuntar también el documento que acredite la calidad en la que está actuando (poder). Adicionalmente, el reclamo deberá ir acompañado por los demás documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, lo cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9. Medidas de seguridad de las bases de datos
La información sujeta a tratamiento por parte de Grupofarma del Ecuador S.A. estará sujeta a medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

10. Vigencia de la Política
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 01 de junio de 2023.